Sie haben gerade Ihre E-Mail-Adresse erstellt oder besitzen schon lange eine, wissen aber nicht so recht, wie Sie damit umgehen sollen. Auf dem Bildschirm erscheinen Dutzende Nachrichten, Tabs und Schaltflächen. Wo fängt man an, um das Postfach zu öffnen und E-Mails zu lesen, ohne den Überblick zu verlieren? Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen Schritt für Schritt.
Tracking-Pixel in E-Mails: Was das Öffnen auslöst, ohne dass Sie es merken
Bevor wir über die Anmeldung sprechen, sollten Sie einen Punkt beachten. Wenn Sie eine Werbe-E-Mail öffnen, kann ein unsichtbares Pixel melden, dass Sie die Nachricht gelesen haben. Dieser winzige Bildpunkt ist in den Nachrichtentext eingebettet und sendet beim Öffnen eine Bestätigung an den Server des Absenders.
Konkret weiß das Unternehmen, das Ihnen geschrieben hat, dass Sie die Nachricht geöffnet haben, wann das geschehen ist und manchmal auch, mit welchem Gerät. Dieser Mechanismus ist bei Newslettern und kommerziellen Angeboten weit verbreitet.
Um dieses Tracking einzuschränken, bieten die meisten E-Mail-Dienste die Möglichkeit, das automatische Laden von Bildern zu deaktivieren. In Gmail finden Sie diese Einstellung in den Einstellungen im Abschnitt „Bilder“. Bei Outlook oder Yahoo gibt es eine entsprechende Option. Wenn Sie das Laden deaktivieren, werden die Tracking-Pixel beim Öffnen nicht mehr ausgelöst.
Das ist nicht zwingend erforderlich, aber es ist gut, von Anfang an darüber Bescheid zu wissen. Zu wissen, wie Sie Ihr Postfach öffnen und Ihre E-Mails lesen, bedeutet auch, zu verstehen, was im Hintergrund geschieht.
Am Computer oder Smartphone beim E-Mail-Konto anmelden
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf Ihr Postfach zuzugreifen. Die erste führt über einen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari). Geben Sie die Adresse des Dienstes in die Leiste oben auf dem Bildschirm ein. Für Gmail ist das gmail.com, für Outlook outlook.live.com und für Yahoo mail.yahoo.com.
Die Anmeldeseite wird angezeigt. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ihr Passwort ein. Wenn alles stimmt, erscheint Ihr Posteingang.
Die zweite Möglichkeit ist eine App auf dem Smartphone oder Tablet. Auf einem Android-Gerät ist die Gmail-App bereits installiert. Auf dem iPhone oder iPad können Sie sie aus dem App Store herunterladen. Nach dem Öffnen fordert die App Sie auf, sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anzumelden.
Was tun, wenn die Anmeldung nicht funktioniert?
Sie haben Ihr Passwort eingegeben, aber der Zugriff wird verweigert. Prüfen Sie zuerst, ob die Feststelltaste aktiviert ist, denn bei Passwörtern wird zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden. Besteht das Problem weiterhin, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf den Link „Passwort vergessen“.
Der Dienst bietet Ihnen dann an, einen Code per SMS oder an eine Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse zu senden. Mit diesem Code können Sie ein neues Passwort erstellen. Halten Sie diese Wiederherstellungsadresse aktuell – sie ist die zuverlässigste Absicherung.
E-Mails lesen und den Posteingang verstehen
Nach der Anmeldung gelangen Sie in den Posteingang. Die neuesten Nachrichten stehen ganz oben in der Liste. Jede Zeile zeigt drei Informationen: den Namen des Absenders, den Betreff der Nachricht und eine Vorschau auf den Textanfang.
Ungelesene Nachrichten werden fett angezeigt. Klicken oder tippen Sie auf eine Nachricht, um sie zu öffnen und vollständig zu lesen. Um zur Liste zurückzukehren, verwenden Sie den Zurück-Pfeil oben links.
Auf eine Nachricht antworten, sie weiterleiten oder löschen
Je nach E-Mail-Dienst erscheinen am oberen oder unteren Rand der geöffneten Nachricht drei Schaltflächen:
- Mit „Antworten“ senden Sie Ihre Antwort nur an die Person, die Ihnen geschrieben hat. Der Gesprächsverlauf bleibt erhalten, sodass Sie den Austausch leichter nachverfolgen können.
- Mit „Weiterleiten“ senden Sie eine Kopie der Nachricht an eine andere Person. Das ist praktisch, wenn jemand anderes die Information lesen soll, die Sie erhalten haben.
- Mit „Löschen“ verschieben Sie die Nachricht in den Papierkorb. Je nach E-Mail-Dienst bleibt sie dort eine Weile, bevor sie endgültig gelöscht wird.
Sie müssen nicht auf jede Nachricht antworten. Newsletter und automatische Benachrichtigungen können Sie einfach lesen oder löschen.
Verdächtige E-Mails erkennen, bevor Sie klicken
Früher oder später werden betrügerische Nachrichten in Ihrem Posteingang landen. Der Spamfilter blockiert einen Teil davon, aber manche Nachrichten kommen trotzdem durch. Haben Sie eine Nachricht von Ihrer Bank erhalten, in der Sie aufgefordert werden, „dringend Ihre Daten zu bestätigen“? Wahrscheinlich handelt es sich um einen Phishing-Versuch.
Die Gefahr geht nicht vom Öffnen der Nachricht selbst aus, sondern davon, auf einen Link zu klicken oder einen Anhang zu öffnen. Eine verdächtige E-Mail zu öffnen, ohne auf etwas zu klicken, gefährdet Ihr Konto nicht.
Diese Hinweise helfen Ihnen, verdächtige Nachrichten zu erkennen:
- Die Absenderadresse passt nicht zum angezeigten Namen. Zum Beispiel eine mit „La Poste“ unterzeichnete Nachricht, die von einer Adresse mit der Domain @xyz-random.com gesendet wurde.
- Die Nachricht erzeugt Zeitdruck („Ihr Konto wird in 24h gesperrt“), damit Sie schnell und unüberlegt handeln.
- Der Text enthält ungewöhnliche Fehler oder eine allgemeine Anrede („Sehr geehrter Kunde“) statt Ihres Namens.
- Wenn Sie unsicher sind, klicken Sie auf keinen Link in der Nachricht. Öffnen Sie einen neuen Tab und rufen Sie die offizielle Website des betreffenden Dienstes direkt auf, um die Angaben zu überprüfen.
Das E-Mail-Postfach vom ersten Tag an schützen
Ihr E-Mail-Konto ist oft der Schlüssel zu Ihren anderen Online-Konten: sozialen Netzwerken, Einkaufskonten und Behördendiensten. Wenn jemand Zugriff auf Ihr Postfach erhält, kann diese Person die Passwörter all dieser Dienste zurücksetzen.
Ein einzigartiges Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen Ihr E-Mail-Konto. Das Passwort für Ihr Postfach sollten Sie nirgendwo sonst verwenden. Kombinieren Sie Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen und wählen Sie ein langes Passwort.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (manchmal auch „Bestätigung in zwei Schritten“ genannt) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Nachdem Sie Ihr Passwort eingegeben haben, sendet Ihnen der Dienst einen Code per SMS oder über eine spezielle App. Ohne diesen Code bleibt der Zugriff gesperrt – selbst wenn jemand Ihr Passwort kennt.
In Gmail aktivieren Sie diese Option in den Einstellungen Ihres Google-Kontos im Abschnitt „Sicherheit“. In Outlook finden Sie sie in den Einstellungen Ihres Microsoft-Kontos. Dieser Schutz erhöht die Sicherheit Ihres E-Mail-Kontos erheblich.
Das E-Mail-Postfach ist ein Werkzeug für den Alltag und keine technische Fähigkeit, die nur Eingeweihten vorbehalten ist. Sich anmelden, eine Nachricht lesen, einen Betrugsversuch erkennen und das Konto schützen zu können, deckt die meisten Anforderungen ab. Der Rest kommt mit der Übung – eine E-Mail nach der anderen.
