Eine Redaktion zu kontaktieren, um ein Thema vorzuschlagen oder eine Frage zu stellen, setzt voraus, den richtigen Ansprechpartner zu finden, die Nachricht an den jeweiligen Kommunikationskanal anzupassen und die Abläufe des jeweiligen Mediums zu beachten. Eine E-Mail an die falsche Abteilung oder eine schlecht strukturierte Nachricht wird meist ignoriert – unabhängig davon, wie interessant das vorgeschlagene Thema ist.
Kontaktseite und Impressum: die Prüfung, die vor dem Schreiben oft unterbleibt
Die meisten Redaktionen trennen ihre Kommunikationskanäle nach Art der Anfrage. Eine Fehlermeldung, ein Themenvorschlag, eine Frage zu einem veröffentlichten Artikel und eine Anfrage zum Umgang mit personenbezogenen Daten fallen nicht in den Zuständigkeitsbereich derselben Abteilung. Wer einen Themenvorschlag über das DSGVO-Formular einreicht oder ein Gegendarstellungsbegehren an den Community-Manager richtet, verlängert die Bearbeitungszeit – oder riskiert, dass die Nachricht unbeantwortet bleibt.
Vor jeder Kontaktaufnahme sollten zwei Seiten vollständig gelesen werden: die Kontaktseite und das Impressum. Auf der ersten sind die E-Mail-Adressen der einzelnen Abteilungen aufgeführt (Redaktion, Werbung, Partnerschaften). Das Impressum nennt den verantwortlichen Redakteur, den einzigen zuständigen Ansprechpartner für ein Gegendarstellungsbegehren oder eine formelle Korrekturanfrage.
Einige Medien veröffentlichen außerdem ihre Korrekturrichtlinien. Darin steht, welche Angaben für die Bearbeitung eines Hinweises erforderlich sind: Link zum Artikel, beanstandete Passage und überprüfbare Belege. Wer diese Vorgaben ignoriert, zwingt die Redaktion, die Informationen selbst zu sortieren, und verzögert damit die Bearbeitung. Um BH Magazine zu kontaktieren, nutzen Sie ein spezielles Formular, das die Anfrage direkt an die zuständige Abteilung weiterleitet.
Einen Themenvorschlag an eine Redaktion per E-Mail strukturieren
Eine überzeugende E-Mail mit einem Themenvorschlag besteht aus drei kurzen Abschnitten. Im ersten wird das Thema in einem Satz mit dem konkreten Blickwinkel vorgestellt, den die Redaktion aufgreifen könnte. Im zweiten wird erklärt, warum das Thema gerade jetzt relevant ist (aktuelles Geschehen, neue Daten, bevorstehendes Ereignis). Im dritten werden verfügbare Quellen oder Ansprechpartner genannt.
Eine kurze E-Mail wirkt immer besser als ein mehrseitiges Dossier. Journalisten erhalten eine große Zahl ungezielter Anfragen. Eine Nachricht mit mehr als fünfzehn Zeilen im E-Mail-Text wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht vollständig gelesen.
Drei häufige Fehler machen die meisten Vorschläge zunichte:
- Eine allgemeine Pressemitteilung ohne redaktionellen Blickwinkel versenden und darauf hoffen, dass die Redaktion selbst eine Geschichte daraus macht.
- Den Bezug zum aktuellen Geschehen oder zur Leserschaft des angesprochenen Mediums nicht erläutern, sodass der Eindruck eines Massenversands entsteht.
- Schon bei der ersten Kontaktaufnahme umfangreiche Anhänge (PDFs, Dossiers, Videos) mitschicken, obwohl die Redaktion noch nichts angefordert hat.
Der Betreff der E-Mail ist der erste Filter. Er sollte das Thema und möglichst auch einen konkreten Fakt enthalten. Ein Betreff wie „Themenvorschlag“ ohne weitere Angaben fällt in einem überfüllten Posteingang nicht auf.
Gegendarstellung und Korrekturanfrage: zwei unterschiedliche Verfahren
Gegendarstellung und Korrekturanfrage zu verwechseln, ist ein häufiger Fehler. Eine Gegendarstellung ermöglicht es, die eigene Sicht der Dinge im Anschluss an einen Artikel zu veröffentlichen. Sie lässt den beanstandeten Inhalt nicht verschwinden. Mit einer Korrekturanfrage wird ein sachlicher Fehler beanstandet; sie kann zu einer Änderung des Artikels führen, manchmal mit einem Hinweis auf die Korrektur.
Um online eine Gegendarstellung zu erwirken, muss die Nachricht an den verantwortlichen Redakteur gerichtet werden, der im Impressum genannt ist. Die gesetzliche Frist beginnt mit der Veröffentlichung des Artikels. Eine allgemeine Kontaktanfrage gilt rechtlich nicht als wirksame Zustellung.
Redaktionen mit einem formalisierten Verfahren verlangen in der Regel:
- Den genauen Link zum betreffenden Artikel.
- Die konkrete beanstandete Passage, in Anführungszeichen zitiert.
- Sachliche Belege, anhand derer sich der behauptete Fehler überprüfen lässt (Dokument, Quelle, namentlich genannter Zeuge).
Ein Antrag auf vollständige Entfernung des Artikels ist ein anderes Verfahren, häufig ein rechtliches. Eine Gegendarstellung führt niemals zur Löschung des ursprünglichen Artikels.
Sicherer Kommunikationskanal für sensible Informationen
Wenn der Themenvorschlag vertrauliche Daten enthält oder die Quelle gefährden könnte, darf die erste Nachricht keine kompromittierenden Angaben enthalten. Sie dient ausschließlich dazu, mit dem Journalisten einen sicheren Kommunikationskanal zu vereinbaren.
Mehrere Redaktionen nennen auf ihrer Kontaktseite ausdrücklich die Tools, die sie für geschützte Kommunikation akzeptieren. Wer diese Angaben nicht prüft und ein sensibles Dokument über eine gewöhnliche E-Mail versendet, setzt die Quelle einem Risiko aus, ohne Vertraulichkeit gewährleisten zu können.
Die richtige Vorgehensweise: eine kurze erste Nachricht, die das Thema beschreibt, ohne identifizierende Details preiszugeben, gefolgt von der ausdrücklichen Bitte um einen sicheren Kommunikationskanal. Der Journalist bestätigt anschließend, welche Kommunikationsform der Sensibilität der Informationen angemessen ist.
Nachfassen und den Kontakt weiterverfolgen
Den passenden Zeitpunkt für eine Nachfrage wählen
Wer schon am Tag nach der ersten E-Mail nachfasst, zeigt, dass er den Arbeitsrhythmus einer Redaktion nicht kennt. Eine Woche bei einem Onlinemedium und etwas länger bei einer monatlich erscheinenden Zeitschrift sind angemessene Richtwerte.
Inhalt der Nachfrage
Die Nachfrage greift den ursprünglichen Betreff auf und ergänzt einen neuen Aspekt: ein aktuelles Ereignis, das den Blickwinkel untermauert, einen weiteren verfügbaren Ansprechpartner oder eine inzwischen veröffentlichte Zahl. Eine Nachfrage, die lediglich lautet: „Haben Sie meine E-Mail erhalten?“, bringt keinen Mehrwert und nimmt Platz im Posteingang ein.
Bleibt auch nach zwei zeitlich versetzten Nachfragen eine Antwort aus, bedeutet das nicht, dass das Thema uninteressant ist. Redaktionen wählen Themen nach ihrem Redaktionsplan und den aktuellen Prioritäten aus. Ein heute abgelehntes Thema kann drei Monate später relevant werden, wenn es durch aktuelle Ereignisse wieder in den Fokus rückt. Wer seine Anfragen mit Datum und den kontaktierten Medien dokumentiert, kann zum passenden Zeitpunkt nachfassen, ohne von vorn beginnen zu müssen.
