Un cahier des charges GED est un document qui décrit les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles auxquelles un logiciel de gestion électronique de documents doit répondre. Sa rédaction conditionne la qualité des offres reçues et la pertinence du déploiement. Poser ces exigences par écrit avant toute consultation oblige à formuler des choix concrets sur les flux documentaires, les contraintes de sécurité et les objectifs de dématérialisation.
Facturation électronique et GED : une contrainte à intégrer dès la rédaction
La réforme de la facturation électronique B2B en France impose aux entreprises de se connecter à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou à une plateforme agréée. Le calendrier, assoupli après plusieurs reports, prévoit une obligation pour les grandes entreprises à partir de 2026, avec un élargissement progressif.
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Cette réforme a un impact direct sur le cahier des charges GED : le logiciel retenu devra gérer les statuts de cycle de vie des e-factures, assurer la conservation probante des documents fiscaux et s’interfacer avec la plateforme choisie. Ignorer la facturation électronique dans le cahier des charges revient à planifier un déploiement déjà obsolète.
Concrètement, une section du document doit préciser les formats attendus (Factur-X, UBL, CII), les flux entrants et sortants, et les règles d’archivage à valeur légale. Sans ces précisions, le prestataire proposera une solution générique qui nécessitera des adaptations coûteuses après la mise en production.
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Exigences de cybersécurité et souveraineté des données dans un cahier des charges GED
La directive européenne NIS2, en cours de transposition, élargit les obligations de cybersécurité à de nombreux secteurs : énergie, santé, transport, services numériques. Les entreprises concernées doivent prouver la maîtrise de la sécurité de leurs systèmes d’information, GED incluse.
Dans le cahier des charges, cela se traduit par des exigences précises :
- Journalisation des accès : traçabilité complète de chaque consultation, modification ou suppression de document, avec horodatage et identification de l’utilisateur
- Localisation des données : datacenter situé en France ou dans l’Union européenne, avec mention explicite des lieux de stockage et de réplication
- Gestion des incidents : procédure de notification en cas de faille, délais de remédiation attendus, et clause de réversibilité permettant de récupérer l’intégralité des documents dans un format standard
- Chiffrement des données au repos et en transit, avec précision du niveau attendu (AES-256, TLS 1.3 par exemple)
Rédiger ces critères techniques dès le départ permet d’éliminer les prestataires dont l’infrastructure ne correspond pas aux contraintes réglementaires. Un cahier des charges muet sur la cybersécurité laisse le prestataire décider seul du niveau de protection appliqué à vos documents.
Cartographie des flux documentaires : le socle du cahier des charges
Avant de lister des fonctionnalités, un travail préparatoire s’impose : cartographier les flux documentaires existants dans l’entreprise. Cette étape consiste à identifier chaque type de document (factures fournisseurs, bons de commande, contrats, bulletins de paie), son circuit de validation, ses destinataires et sa durée de conservation.
La cartographie révèle souvent des incohérences. Un même document peut être saisi deux fois dans deux services différents, ou archivé sur un serveur local sans sauvegarde. Ces dysfonctionnements doivent figurer dans le cahier des charges, car ils définissent les objectifs d’amélioration mesurables que la GED devra atteindre.
Distinguer flux métier et flux transversaux
Les flux métier sont propres à un service : la comptabilité gère les factures, les RH traitent les dossiers du personnel. Les flux transversaux concernent plusieurs services simultanément, comme les contrats validés par le juridique, signés par la direction et archivés par l’administratif.
Le cahier des charges doit décrire les deux types de flux séparément, car ils n’impliquent pas les mêmes droits d’accès ni les mêmes circuits de validation. Un prestataire qui reçoit une description mêlant les deux produira un paramétrage confus, source de frustration pour les utilisateurs.
Critères de sélection du logiciel GED : ce que le cahier des charges doit formaliser
Le cahier des charges ne sert pas uniquement à décrire un besoin. Il sert aussi à structurer la grille de sélection qui permettra de comparer les réponses des prestataires. Formaliser les critères d’évaluation dans le document lui-même évite les décisions floues en comité de pilotage.
Les critères à pondérer portent sur plusieurs dimensions :
- Adéquation fonctionnelle : le logiciel couvre-t-il nativement les processus décrits, ou nécessite-t-il un développement spécifique ?
- Intégration technique : compatibilité avec l’ERP, le SIRH ou le CRM déjà en place, via API ou connecteurs standards
- Accompagnement au déploiement : formation des équipes, migration des données existantes, support post-démarrage
- Évolutivité : capacité du logiciel à absorber de nouveaux flux documentaires sans refonte de l’architecture
Chaque critère gagne à être assorti d’un niveau d’exigence (obligatoire, souhaité, optionnel). Cette graduation permet au prestataire de calibrer son offre et de chiffrer précisément les écarts entre sa solution standard et les adaptations nécessaires.
Rôle de l’accompagnement sur mesure dans la réussite du projet
Le choix d’un prestataire spécialisé exclusivement en gestion documentaire peut faire la différence sur la qualité du déploiement. Deltic, entreprise française dédiée à la GED et à la dématérialisation, illustre cette approche. Elle conçoit et déploie des logiciels sur mesure, notamment Zeendoc et DocuWare, adaptés aux processus de chaque entreprise cliente.
Son accompagnement couvre l’analyse des besoins, l’installation, la formation et le support. Revendeur Platinum de Zeendoc et Platinum Partner DocuWare, Deltic garantit un archivage à valeur légale et un stockage dans des datacenters français géographiquement distincts. Ce type de prestataire, qui ne fait que de la GED, apporte une expertise pointue que les éditeurs généralistes peinent à égaler.
Contraintes de planning et ressources internes dans le cahier des charges GED
Un cahier des charges complet intègre les contraintes de calendrier et les ressources humaines mobilisables. Le document doit préciser qui participe au projet côté entreprise : référent métier par service, chef de projet, responsable informatique.
Fixer un calendrier réaliste suppose d’identifier les périodes critiques (clôtures comptables, audits, pics d’activité) pendant lesquelles un déploiement serait contre-productif. Le cahier des charges qui mentionne ces contraintes permet au prestataire de proposer un planning adapté plutôt qu’un planning standard.
La question des ressources internes est souvent sous-estimée. Un projet de dématérialisation exige du temps de la part des équipes métier pour tester, valider et s’approprier l’outil. Prévoir cette charge de travail dans le cahier des charges protège contre les retards de déploiement liés à l’indisponibilité des collaborateurs.
Un cahier des charges GED bien construit n’est pas un formulaire à remplir, mais un travail d’analyse qui engage plusieurs services. Les entreprises qui consacrent du temps à cette étape reçoivent des offres plus précises et réduisent les écarts entre la solution attendue et la solution livrée.